Comment devenir membre?

Extrait du Manuel de gouvernance – Cercle de Coopération Mars 2017
Le Cercle de Coopération est ouvert aux associations sans but lucratif et aux fondations ayant leur siège au Grand-Duché de Luxembourg et mettant en place des activités conséquentes dans la coopération au développement, l’aide humanitaire, le plaidoyer politique en relation avec les questions du développement ou l’éducation au développement.
 
Les règles pour devenir membre du Cercle de Coopération sont fixées dans les statuts (article 4 et 5).
 

Droits et responsabilités des Membres.

Les droits des membres du Cercle sont fixés en premier lieu dans la loi sur les asbl et les statuts de l’association. Les devoirs et les responsabilités des membres découlent de leurs droits.
 
Les ONG, asbl et fondations de droit luxembourgeois actives dans la coopération peuvent devenir membre du Cercle et ce dernier attend de ses membres le respect des statuts et des critères d’adhésion.
 
Les membres peuvent profiter librement de tous les services offerts par le Cercle qui s’attend par conséquent à une implication régulière de la part des membres aux activités et formations développées.
 
Les membres du Cercle ont également le droit aux informations disponibles. En contrepartie, les membres doivent prendre en compte les informations mises à disposition.
 
Les membres peuvent porter des points aux ordres du jour des réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale et leur soumettre des propositions de prises de position ou de motions par un simple courrier électronique ou postal.

Cotisations

La cotisation des membres et leur participation aux frais de fonctionnement est un moyen important pour contribuer à l’autonomie politique et financière du Cercle de Coopération.

La cotisation des ONG membres est fixée par l’Assemblée Générale annuellement. Chaque membre contribuera par ailleurs à équilibrer le budget des recettes et des dépenses tenant compte de la faculté contributive des membres respectifs, selon un système proposé par le Conseil d’Administration de l’association et approuvé par l’Assemblée Générale statuant à la majorité simple.

La cotisation et la participation aux frais de fonctionnement sont dues pour l’année entière au courant de laquelle un nouveau membre a été admis par l’Assemblée Générale. La cotisation et la participation aux frais de fonctionnement sont fixés annuellement par l’Assemblée Générale et réparties entre ses membres de façon à ce que chaque membre y contribue selon ses capacités financières.

La cotisation est actuellement fixée à 100 Euro par membre. La contribution aux frais de fonctionnement se calcule pour chaque ONG au prorata des assiettes des frais administratifs mis à disposition par le MAE en respectant un montant minimum de 25 € par ONG. Les montants minimum et maximum peuvent être modifiés annuellement par l’Assemblée Générale.

Critères d’adhésion.

L’article 4 des statuts prévoit les conditions d’accès suivantes pour les candidats à l’adhésion :
  • l’ONG candidate doit adhérer aux objectifs du Cercle (art. 2 des statuts);
  • le siège social de l’association candidate doit se situer au Grand-Duché de Luxembourg;
  • l’ONG candidate doit être constituée sous forme d’association sans but lucratif ou de fondation régie par la loi du 21 avril 1928, modifiée par les lois du 22 février 1984 et 04 mars 1994 et du texte coordonné du 04 mars 1994 y afférent;
  • les objectifs propres de l’ONG candidate doivent tendre à la promotion de rapports Nord-Sud plus justes;
  • l’association candidate doit avoir une autonomie financière et de décision.
 
Outre les critères énumérés dans les statuts, les associations candidates à l’adhésion sont appelées à remplir les conditions suivantes:
  • l’autonomie financière et de décision doit couvrir la libre gestion des fonds propres, leur affectation à des activités décidées par les instances de l’association candidate et la gestion du personnel;
  • l’association doit être établie au Luxembourg légalement depuis au moins deux ans ou être issue d’une organisation établie au Luxembourg depuis au moins cinq ans;
  • des copies des comptes annuels et des rapports d’activités de deux dernières années accomplies doivent être fournies aux parrains, ainsi qu’à l’AG si elle le demande;
  • les membres existants doivent être convaincus que les objectifs et les pratiques de l’association candidate remplissent pleinement les conditions d’adhésion énumérées ci-dessus, notamment avec la philosophie d’action du Cercle de Coopération.
 
les ONG candidates doivent accepter explicitement les  déclarations politiques suivantes:

Procédure d’adhésion.

Toute demande d’adhésion au Cercle doit parvenir au Conseil d’Administration avant le 31 décembre de l’année qui précède l’Assemblée Générale qui est appelée à statuer sur la candidature.

Afin de bien préparer l’intégration des nouveaux membres dans le Cercle, celui‐ci a prévu un système de parrainage. L’objectif de ce parrainage est de vérifier les conditions d’accès et d’améliorer la connaissance que les ONG ont des autres membres du Cercle.

Ainsi le parrainage prévoit que l’organisation candidate rencontre au moins deux autres membres du Cercle. Ces rencontres servent en premier lieu à:

  • faire connaissance d’une autre ONG qui travaille dans un domaine ou pays similaire;
  • apprendre à connaître le fonctionnement du Cercle et des services que ce dernier rend aux ONG ;
  • échanger sur le type de relations que les ONG entretiennent avec le Ministère des Affaires Etrangères et les autres acteurs de la coopération au développement.

Toute organisation candidate doit choisir parmi les membres du Cercle un parrain, un deuxième est choisi par le Conseil d’Administration du Cercle en son sein.

Les trois associations sont appelées à se rencontrer lors d’une réunion commune lors de laquelle e.a. les services du Cercle sont présentés en détail.

Les parrains doivent également vérifier si l’ONG remplit les conditions d’accès précisées dans l’article 4 des statuts et dans le présent Manuel de gouvernance. La décision d’acceptation des nouveaux membres est prise par l’Assemblée Générale ordinaire du Cercle à la majorité des deux tiers des présents. Ce vote se fait sur bulletin secret.

Lors de cette Assemblée, les parrains présentent les ONG candidates et font un rapport succinct sur la façon dont les candidats remplissent les conditions d’accès. Un membre de l’ONG candidate devra être présent afin de répondre aux questions des membres suite au rapport des parrains. En cas d’empêchement, le membre de l’ONG candidate se fera représenter ou justifiera son absence auprès du Cercle en amont de l’AG.

Le représentant de l’ONG candidate ne pourra pas prétendre au vote.

Procédure.

1. La demande d’adhésion doit comprendre les documents suivants :

  • la lettre de demande d’adhésion qui devra présenter de manière précise les objectifs visés à travers l’adhésion;
  • les statuts du candidat ;
  • les deux derniers rapports d’activités ;
  • les comptes annuels adoptés par l’AG des deux dernières années ;
  • le plan stratégique de l’ONG ou à défaut tout autre document qui explique la vision de l’ONG (charte, etc.)

Ces documents doivent parvenir au secrétariat au plus tard pour le 31 décembre afin de pouvoir préparer la procédure d’adhésion.

2. À la réception de la demande d’adhésion, le secrétariat envoie les documents suivants au candidat :

  • les informations de base sur le Cercle de Coopération ;
  • la liste des membres ;
  • le programme de travail et le budget ;
  • le plan stratégique ;
  • le rapport d’activités le plus récent ;
  • les statuts de l’association ;
  • ce Manuel de Gouvernance ;

3. Au cas où la demande d’adhésion n’est pas complète, le secrétariat demande au candidat de les compléter sous peine de ne pas pouvoir entamer la procédure.

4. La demande sera portée à la connaissance du Conseil d’Administration le plus tôt possible. Il décide du premier parrain – membre du CA – et invite le candidat à en choisir un deuxième.

5. Suite à la réunion commune les parrains préparent leurs rapports pour l’Assemblée Générale. Le parrain représentant le CA devra représenter la recommandation du CA lorsque les parrains rapporteront à l’AG.

6. La décision de l’acceptation des nouveaux membres se prend par l’Assemblée Générale à la majorité des deux tiers des voix et après avoir entendu le rapport des parrains et, le cas échéant, les réponses du représentant de l’ONG candidate. Le résultat du vote ne doit pas nécessairement être déclaré lors de l’AG, mais pourra être communiqué dans le rapport de l’AG. Dans ce cas, les scrutateurs devront noter et signer les différents résultats des votes.

7. Au cas où un candidat n’est pas admis par l’Assemblée Générale, il est libre de reposer sa candidature ultérieurement.