La Fondation Caritas Luxembourg recherche un(e) Secrétaire / Assistant(e) au service Formation

 

 

La Fondation Caritas Luxembourg
se propose d’engager un(e)

Secrétaire / Assistant(e) au Service Formation (m/f)

30 à 35 heures/semaine (à convenir) et à durée indéterminée
Entrée en service immédiate ou à convenir

 

Mission

Le/la Secrétaire / Assistant(e) a pour tâche de soutenir le responsable de service et son équipe dans la gestion journalière.

Il/elle contribue à l’organisation du service Formation et à son fonctionnement, apporte un soutien rédactionnel et logistique et facilite les flux d’information nécessaires au bon déroulement.

Responsabilités et tâches

  • Assister le Service Formation dans des tâches administratives et organisationnelles
  •  Organiser et gérer le calendrier du service
  •  Assurer l’accueil téléphonique du service
  • Rédiger et assurer le suivi des correspondances, des contrats et autres documents
  •  Assurer le suivi de différents dossiers spécifiques au secrétariat
  •  Organiser des réunions internes et externes, y compris la gestion des rendez-vous
  •  Assister aux réunions de service et rédiger les comptes-rendus
  •  Tenir à jour les tableaux de bord et échéanciers qui lui sont confiés
  •  Analyser l’exploitation d’informations dans les différents domaines de gestion administrative suivant des instructions précises,
  •  Contribuer à la documentation des procédures associées à l’activité du service et à leurs mises à jours
  •  Assurer l’interface avec les autres services
  •  Gérer l‘archivage du service

Profil du poste

  • Niveau Bac ou expérience équivalente / valorisante
  • Minimum 4 ans d’expérience dans des fonctions similaires
  • Fortes compétences administratives et organisationnelles
  • Connaissances en comptabilité
  • Travail autonome et structuré ; esprit d’équipe et communication aisée
  • Capacité à définir des priorités
  • Excellence rédactionnelle
  • Maîtrise de l’allemand, du français, et du luxembourgeois indispensable, l’anglais constitue un atout
  • Parfaite maîtrise de l’environnement MS Office

La rémunération est fixée en fonction du profil de base et selon la convention collective de travail pour les employés privés du secteur d’aides et de soins et du secteur social.

Les lettres de motivations accompagnées d’un CV, des copies des diplômes, des certificats de travail ainsi que le casier judiciaire nr. 3, sont à adresser jusqu’au 14 septembre 2018 à l’attention du bureau du personnel auprès de la Fondation Caritas Luxembourg, 29, rue Michel Welter, L-2730 Luxembourg. Une présélection sera faite sur base des dossiers.

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement destiné à permettre à Caritas Luxembourg la gestion de la demande qu’elle reçoit. Elles sont destinées aux membres et aux services de Caritas Luxembourg, conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen