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Amnesty International Luxembourg recherche son/sa COORDINATEUR/TRICE FINANCE, ORGANISATION & CONTRÔLE

CDI temps plein 40h/sem.

Date d’entrée souhaitée : ASAP au plus tard 01/10/2021

Créée en 1961, Amnesty International est une organisation indépendante de toute tendance politique, intérêt économique ou croyance religieuse qui s’appuie sur un réseau de plus de 10 millions de membres et sympathisant·e·s afin de réaliser sa vision d’un monde dans lequel toute personne jouit de l’ensemble des droits inscrits dans la Déclaration universelle des droits de l’homme et les autres textes internationaux relatifs aux droits humains. A cette fin, Amnesty International mène des recherches et des actions visant à promouvoir l’ensemble de ces droits et à prévenir et faire cesser les atteintes graves à l’encontre de ceux-ci. Amnesty International Luxembourg, créée en 1970, compte aujourd’hui près de 6.000 membres et sympathisant·e·s.

Dans le cadre de ses activités, la section luxembourgeoise recherche son/sa COORDINATEUR/TRICE FINANCE, ORGANISATION & CONTRÔLE

RÔLE

Engagé en faveur des droits humains et partageant les valeurs et la vision d’Amnesty International la/le coordinateur finance, organisation et contrôle, sous la supervision et en collaboration étroite avec le directeur général, a pour mission la gestion opérationnelle financière, comptable et fiscale de l’association ; le contrôle de gestion ; le reporting (AI Luxembourg et secrétariat international du mouvement – Londres)  et le support organisationnel dans les domaines suivants : IT, administration et logistique.

Il exerce ses responsabilités dans les délais exigé et dans le respect des obligations normatives et réglementaires luxembourgeoises et des principes et règles de gestion interne au mouvement.

Grâce à ses connaissances techniques, il contribue à l’efficacité de la section en agissant, conseillant, mettant en œuvre, accompagnant ou guidant certains projets ou processus dans le cadre d’une stratégie de croissance de la section et vient en appui sur l’ensemble des processus financiers, IT, administratifs et logistiques.

Il soutient les différents membres de l’équipe dans les processus d’élaboration et de révisions budgétaires, met en place des outils et assure une communication complète, fiable et argumentée au sein de l’organisation et vers le mouvement sur les aspects financiers, budgétaires et comptables.

Il construit et met en place un tableau de bord notamment sur ces mêmes aspects en incluant la gestion des risques. Il contribue fortement à l’amélioration et à la mise en place d’un outil de suivi de l’impact opérationnel de notre section.

Pour remplir sa mission, la/le coordinateur/trice finance, organisation et contrôle

  • Travaille en collaboration avec les responsables de pôles opérationnels et participe activement aux réunions de l’équipe ;
  • Est le lien avec ses homologues au Secrétariat International et dans les autres sections
  • Est le point de contact et d’interface avec nos fournisseurs dans ses domaines d’action (expert-comptable, commissaire aux comptes, banque, organismes sociaux, assurances, fournisseurs divers)

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Sous la supervision et en collaboration étroite avec le directeur général,

A. Elle/Il est responsable de la gestion opérationnelle financière, comptable et fiscale de l’association.

Pour cela, elle/il:

  • S’assure de l’administration comptable de la section (traitement et archivage des factures et des pièces comptables, préparation des paiements, production des documents comptables et conformité), réalise les clôtures mensuelles (y compris la saisie des flux financiers et la réconciliation des comptes), contribue à et pilote la clôture annuelle de l’exercice comptable
  • Met en place les procédures financières et comptables et contrôle leur application
  • Contribue à l’amélioration des mécanismes de contrôle interne et de gestion de la section et assure leur mise en œuvre
  • Prépare les éléments financiers présentés au directeur général, au conseil d’administration et à l’assemblée générale
  • Met en place et assure un reporting conforme et dans les délais impartis vers le Secrétariat International
  • Appuie la gestion financière et le reporting d’éventuelles subventions
  • Assure la conformité́ au cadre légal, fiscal et de la transparence : préparation des audits statutaires (incluant l’audit des processus), formalités administratives et organisation de l’intervention ainsi que la justification des comptes aux auditeurs, dépôt des comptes annuels au RCSL, préparation des volets financiers du rapport annuel
  • Participe au recrutement et encadre les éventuels comptables bénévoles
  • Est l’interface avec les partenaires financiers externes et les départements financier, comptable et contrôle du Secrétariat International

B. Elle/Il assure l’élaboration, l’exécution et le contrôle du budget,

Pour cela, elle/il :

  • Co pilote l’élaboration du budget et soutient les membres de l’équipe dans la budgétisation des plans opérationnels, des plans de trésorerie ou d’éventuels dossiers de financement
  • Assure le suivi et le contrôle de son exécution : défini et met en place des outils de contrôle budgétaire qu’il met à disposition des responsables budgétaires, met en place et produits des tableaux de bord de suivis, propose, produit et analyse des indicateurs de pilotage financier, identifie les risques et préconise des actions pour en limiter les impacts.
  • Assure le suivi de la trésorerie

C. Elle/Il accompagne la mise en œuvre d’une approche intégrée et agile entre les différents départements

Pour cela, elle/il :

  • Co pilote la mise en place de la gestion de projet au sein de la section et la met en oeuvre
  • Soutient les membres de l’équipe pour les aspects techniques du processus de planification et de gestion de projet

D. Elle/Il assure le support IT de la section

Pour cela, elle/il :

  • Est l’interface pour les fournisseurs et prestataires IT extérieurs et les départements IT du Secrétariat International
  • Prends en charge les projets de développements et notamment pilote le projet de migration vers un nouveau CRM et de la mise en place d’un wiki

E. Elle/Il assure le support administratif et logistique de la section

  • Soutien la définition et la mise en place des procédures administratives, logistiques et de ressources humaines et est le garant de leur mise en œuvre
  • Assure le suivi de dossiers administratifs sur délégation
  • S’assure de la mise en œuvre des aspects liés à la sécurité au travail
  • Mets en œuvre les aspects administratifs liés à la gestion des contrats de travail et assure l’interface avec les fournisseurs externes

F. Elle/il contribue à l’amélioration des connaissances de la section sur les secteurs dont il a la charge

Pour cela, elle/il:

  • Assure le relais, la bonne circulation et la capitalisation vers la section des informations relatives aux enjeux financiers au niveau du mouvement international
  • Contribue à la mise en place de la gestion de la connaissance de la section, dans ses aspects techniques (wiki) et également notamment en assurant une veille juridique et informative, et documente les apprentissages
  • A la capacité de proposer de nouvelles idées et/ou pouvoir appliquer des idées innovantes pour améliorer son travail

G. Elle/il contribue à la mise en place d’un tableau de bord opérationnel

H. Elle/il conseille le directeur pour les discussions et les enjeux financiers au niveau de la section et du mouvement international

CONNAISSANCES ET EXPERIENCES REQUISES

  • Diplôme universitaire en économie ou gestion ou équivalence validée par une expérience significative, préférablement orienté finance
  • Minimum 5 années d’expérience
  • Bonne connaissance des techniques comptables et de la comptabilité analytique
  • Très bonne connaissance orale et écrite de l’anglais, orale du français.
  • Maîtrise des outils informatiques utiles à sa fonction (Excel, …) et des logiciels comptables (Ciel, BoB, …)
  • Connaissances IT (CRM, réseaux, …)
  • Une connaissance de la gestion de projet et des outils y afférent est un plus.
  • Une connaissance des aspects de droit du travail et/ou des associations est considéré comme un atout

COMPETENCES

  • Capacités en gestion, suivi budgétaire et développement de tableaux de bord
  • Bonnes capacités d’analyse et de synthèse, rigoureux.se et organisé.e
  • Compétences en gestion de projet et planification
  • Savoir planifier de manière claire et réaliste en identifiant les priorités, en estimant les ressources nécessaires, en fixant un échéancier et en anticipant les obstacles et d’éventuelles mesures de mitigation
  • Avoir la capacité d’engager ses correspondants ou pairs au Secrétariat International et dans les autres sections au support des plans stratégiques et opérationnels de la section.
  • Avoir une attitude axée sur les services et la collaboration. Être autonome, proactif.ve, en étant néanmoins capable de s’intégrer dans une équipe et un univers ONG en travaillant collaborativement dans un esprit de coaching tout en apportant une réelle structuration
  • Être flexible et résistant.e au stress.
  • Créatif, orienté solution, sachant identifier et anticiper les problèmes, analyser leurs potentiels impacts et proposer des solutions constructives
  • Capacité à traduire de façon créative les objectifs stratégiques et opérationnels de la section dans des indicateurs et tableaux de suivis pertinents
  • Ethique professionnelle et discrétion

CONDITIONS

  • Contrat à durée indéterminée
  • Poste à temps plein (40h/semaine).

Nous encourageons les personnes intéressées dès qu’elles peuvent. Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure.

Début de contrat ASAP et idéalement au plus tard le 01/10/2021

  • CV et lettre de motivation à envoyer avant avec REF : Coordinateur FOC
  • Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à transmettre exclusivement par mail avant le 15 septembre 2021 à rh@amnesty.lu.