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Le Cercle de Coopération des ONDG du Luxembourg recherche un.e employé.e de bureau/assistant.e administratif.ve (F/H/X)
Intitulé du poste : employé de bureau / assistant administratif en CDD de 6 mois reconductible, à temps partiel (20h/semaine)
Le Cercle de Coopération des ONGD est la plateforme des organisations non-gouvernementales de développement du Luxembourg dont la mission principale est de renforcer, fédérer et représenter ses membres au Luxembourg.
Au Luxembourg, une centaine d’ONGD sont spécialisées dans la solidarité internationale et/ou dans l’action humanitaire. En 2024, 94 ONGD sont membres du Cercle. Le Cercle a pour objectif de créer des espaces d’échange et d’apprentissage, de permettre une cohésion plus forte entre ses membres, et de mettre en lumière les enjeux et défis de la solidarité internationale auprès du grand public et des pouvoir publics. Son rôle est aussi de défendre les intérêts des ONGD et d’interpeller nos modes de vie et nos politiques pour créer un monde équitable et solidaire.
Missions :
Sous la responsabilité de la directrice et en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe, l’assistant administratif a pour rôle la bonne application de la gestion administrative du Cercle des ONGD, en cohérence avec son plan stratégique 2023-2026.
Gestion administrative
Vous aurez la charge de la gestion administrative courante, de la bonne organisation interne de la structure (approvisionnement et logistique) et des fichiers et relations avec les organisations membres du Cercle.
– Apporter un soutien administratif à la directrice et à l’équipe en gérant les calendriers, la correspondance et les réunions d’équipe
– Organiser le volet administratif et la logistique des Assemblées générales
– Rédiger les comptes-rendus des réunions d’équipe et de l’Assemblée générale
– Gérer la gestion des fichiers membres et la tenue des dossiers
– Être garant de la mise à jour du Customer Relationship Management – CRM (Salesforce)
– Organiser les évènements conviviaux annuels
– Rédaction et traitement du courrier
– Gérer les communications internes et externes de manière professionnelle
– Assurer le suivi des stocks et les achats du matériel bureautique.
– Aider l’équipe dans la logistique des ateliers/formations/conférences (réservation des salles et repas, préparation et rangement)
– Assurer la gestion des contrats de location, d’assurance, de maintenance et d’autres prestations
– Assurer la gestion des salles en location
– Être force de proposition dans la mise en place de procédures
Profil et compétences :
Vous avez une formation en bureautique ou gestion administrative et vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans.
Vous maitrisez les logiciels du pack Microsoft Office et avez des facilités d’apprentissage pour d’autres logiciels, par exemple un Customer Relationship Management – CRM.
Vous maitrisez les langues française, luxembourgeoise et allemande. L’anglais est souhaitable.
Vous savez gérer des projets dans le respect des délais, identifier les besoins, hiérarchiser les tâches et les ressources, et planifier.
Rigoureux et fiable, vous avez de bonnes capacités organisationnelles, analytiques et aptitudes rédactionnelles. Vous faites preuve d’une aisance relationnelle et vous êtes animé par un fort esprit d’équipe et de solidarité.
Informations pratiques :
Ce poste est à̀ pourvoir dans le cadre d’un CDD de 6 mois reconductible, pour une durée hebdomadaire de 20 heures.
Date de prise de poste souhaitée : entrée immédiate
Lieu de travail : 1-7 rue St Ulric, 2651 Luxembourg
Vous êtes intéressé et correspondez au profil que nous recherchons ? Transmettez-nous votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) par mail à job@cercle.lu.
Seules les candidatures retenues seront contactées.
Date limite pour postuler : le lundi 16 septembre
