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SOS Villages d’Enfants Monde a.s.b.l. recrute son/sa secrétaire

L’ONG luxembourgeoise SOS Villages d’Enfants Monde a.s.b.l. (SOS VEM) recrute son/sa secrétaire (CDI, 40h/semaine).

Contexte : Opérant dans le domaine de la protection de l’enfance, SOS VEM cofinance et appuie la mise en œuvre de programmes de développement et d’urgence, actuellement en Afrique et en Amérique Latine avec le soutien financier du Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères et européennes. L’organisation promeut activement et défend les meilleurs standards de conduite éthique et professionnelle en matière de protection et de sauvegarde de l’enfance et de prévention et protection contre le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels. Elle est membre de la Fédération SOS Kinderdorf International.

Le/La Secrétaire, basé(e) au Luxembourg, aura pour fonctions principales les tâches courantes liées au secrétariat, la gestion de la base de données des donateurs et assurera certaines tâches administratives en lien avec l’activité propre de l’association.

Tâches principales :

Tâches courantes d’assistance à la direction et au bureau (standard téléphonique, gestion du courrier et des emails, accueil des visiteurs, classement de documents, circulation des signataires, gestion des plannings et de la salle de réunion, …)
 
Gestion des dons
o Encodage de tous les dons faits à l’association dans la base de données
o Suivi administratif des dons (remerciements, certificats, production de listes diverses, statistiques, etc.)
o Contrôle et correction des informations contenues dans la base de données
o Responsable de la gestion et de l’utilisation du logiciel d’encodage des dons
o Point de contact avec le prestataire informatique de la base de données
 
Gestion administrative
o Relation avec les services externes (commandes, facturation, petits achats, demandes de visas et assurances voyages etc.)
o Gestion de la caisse
o Mise à jour de courriers
o Soutien lors d’événements organisés par l’association

En plus des contacts fréquents avec la direction, les tâches quotidiennes nécessitent une étroite collaboration avec les responsables des divers départements de l’association (communication & collecte de fonds, parrainages, partenaires, projets). La personne sera amenée à couvrir les besoins administratifs des différents départements et doit disposer d’une aisance avec les divers outils informatiques.

Profil :

Savoir-faire :

BAC / BAC +2 (orientation secrétariat, commerce, etc.)
3 ans d’expérience dans un poste similaire

Maîtrise des outils informatiques classiques sous environnement Windows

Maîtriser les 4 langues usuelles du pays. (LU/ ALL/ FR /ANG)
Disposer de notions de comptabilité
Toute expérience dans la gestion et l’utilisation d’une base de données est considérée comme un sérieux atout.


Savoir-être :

Savoir faire preuve de discrétion et être organisé(e) et rigoureux(se)
Être dynamique, motivé(e) et doté(e) de bonnes qualités relationnelles
Adhérer aux valeurs de SOS Villages d’Enfants.

Pour agir avec SOS Villages d’Enfants, il est demandé d’être en accord avec les principes édictés par notre code de conduite et notre politique de protection et de lutte contre le harcèlement et tout type d’abus. Pour ce poste, il est indispensable de pouvoir être présent à temps plein à Luxembourg ville.

En cas d’embauche, le candidat devra impérativement fournir un extrait de casier judiciaire.

Les candidatures – comprenant une lettre de motivation et un curriculum vitae – doivent parvenir à SOS Villages d’Enfants Monde a.s.b.l. uniquement par voie électronique (recruitment@sosve.lu) avec la mention SOS/RH/24/01. L’échéance pour la réception des dossiers de candidature est fixée au 18 février.